El Ministerio de Hacienda y Función Pública ha elegido a Rivas como el primer ayuntamiento de España que implante de modo experimental, Archive, un software de gestión de documentos y expedientes electrónicos. De los más de 8.000 municipios españoles, el Consistorio de Rivas ha sido destacado para integrar la gestión documental electrónica del municipio con la conservación en un entorno digital que propone el Estado para que la documentación del futuro sea conservada conforme a las normas técnicas y legislación vigente.
El sistema de archivo y documentación electrónica que el Ayuntamiento de Rivas está implantando en la actualidad ha sido también presentado en el I Congreso Nacional de Archivo y Documento Electrónico, celebrado en Leganés el 24 y 25 de enero. El consistorio ripense participó con una ponencia, defendida por el concejal de Administración Electrónica, Rubén Tadeo, en la explicó el modelo de transformación digital en el que está inmerso el Ayuntamiento y el proceso de gestión documental.
“El Ayuntamiento de Rivas fue el segundo de todo el país en aprobar una política de gestión documental y de las pocas administraciones locales que la tiene integrada en el modelo de gestión electrónica. Tanto la política de gestión documental como el modelo de gestión electrónica son ahora un referente para otros ayuntamientos”, recuerda Rubén Tadeo.
Desde el año 2010, el servicio de Archivo Municipal de Rivas en la atención de consultas sólo emplea el soporte digital. A las que plantea la ciudadanía se les ofrece la opción analógica y digital. En la actualidad se gestionan más de 1.100.000 documentos en las aplicaciones informáticas. En el Archivo Municipal se han digitalizado más de 15.000 expedientes y se restauraron en torno a 4.000.000 de documentos
El 2 de octubre pasado entró en vigor la Ley 39/2015, de 1 de octubre, reguladora del nuevo Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, que establece importantes cambios en las relaciones de estas últimas con la ciudadanía. Todas las administraciones (la central, autonómica y local) deben, por tanto, adaptar sus sistemas de archivo y gestión para hacer frente a una nueva realidad. Por su parte, el Ayuntamiento de Rivas está trabajando intensamente para implementar los cambios necesarios que faciliten el paso definitivo a la transformación digital y ofrecer a su ciudadanía antes del mes de octubre, fecha tope que marca la ley, todos los servicios exigidos por la norma siendo uno de los primeros ayuntamientos que logrará implantar estas medidas necesarias para la modernización de las administraciones públicas.
PREMIO A LA ARCHIVERA MUNICIPAL
La archivera del Ayuntamiento de Rivas, Sonia Crespo, fue distinguida con el Premio CNADE 2018, el más importante que concede este colectivo, a una profesional que realiza su labor en una administración pública. El galardón adquiere mayor relevancia aún dado que se había abierto a cualquier sector y con el mismo se buscaba señalar la labor de una profesional referente en el ámbito de la gestión documental electrónica. Asimismo, Crespo tuvo la oportunidad de explicar a las personas que asistieron al congreso cómo se desarrolla en el Consistorio de Rivas Vaciamadrid el ciclo completo de documentos y archivo electrónico.
